Con risposta a interpello n. 447 del 13 ottobre le Entrate chiariscono come emettere nota variazione per erronea duplicazione di fatture nello SdI nel caso di una società italiana  ALFA che svolge attività di produzione e commercializzazione di prodotti alimentari che tra i clienti ha la società olandese BETA che si è avvalsa di intermediari per l'invio.

Erronea duplicazione fatture nello SdI: il caso di specie

In data 21 giugno 2023, ALFA si è accorta che le fatture elettroniche emesse nei confronti di BETA (Olanda e stabili organizzazioni) nel 2022 e 2023 risultavano nel proprio cassetto fiscale duplicate [...]. [...] 

ALFA dal 01 gennaio 2022 e al 20 giugno 2023 si è avvalsa per l'invio dei propri documenti contabili del canale telematico SdI del portale GAMMA.

Si riferisce che,  «dopo  aver  emesso con  tale modalità una fattura nei confronti di BETA, invece di inviarle la copia cartacea (c.d.  ''copia  di  cortesia'')  come  avviene  per  tutti  gli  altri  clienti  esteri, inseriva tutti i dati della fattura sul portale DELTA, utilizzato da BETA per la propria contabilità. Questa procedura, consolidata da tempo, era stata richiesta espressamente dalla società olandese alla società istante e consentiva ad entrambi i soggetti di monitorare l'aggiornamento dello stato dei vari documenti contabili (fatture, note di credito).» 

Nel mese di gennaio 2022, i gestori del DELTA inviavano alla società istante una mail informativa in merito alle modifiche relative alle comunicazioni per le operazioni transfrontaliere,  evidenziando  che  lo  stesso  avrebbe  comunicato automaticamente «all'SdI le sue transazioni transfrontaliere con gli acquirenti stranieri presenti nella [loro] rete prima del 1° luglio 2022», salva la disattivazione del servizio prima del 10 gennaio 2022.

Per un disguido nel sistema di posta elettronica, fino al 21 giugno 2023 la società istante è rimasta inconsapevole della procedura di invio telematico attivata da DELTA e, resasi conto  «della duplicazione delle fatture elettroniche emesse»,  in pari  data «ha richiesto al Cliente di cessare ogni comunicazione automatica all'SdI». «Complessivamente gli invii che risultano duplicati sono [...] (di cui [...] fatture e [...] note di credito) per un totale di € [...].»   

L'istante chiede quale sia la modalità di correzione degli errori sopra richiamati

Erronea duplicazione fatture nello SdI: i chiarimenti delle Entrate

Le Entrate ricordano che la  trasmissione  delle  fatture  elettroniche può avvenire,  oltre che  direttamente tra  gli  operatori economici tramite il Sistema di Interscambio  (di  seguito,  anche  SdI) anche  attraverso  l'intermediazione di  soggetti abilitati. 

Detti intermediari, possono:

• emettere le fatture per conto degli operatori economici,
• trasmetterle al SdI
• offrire servizi di conservazione sostitutiva delle fatture. 

Inoltre, il SdI, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all'inoltro al soggetto destinatario e verifica, tra l'altro, la nomenclatura e l'unicità del file trasmesso, al fine di intercettare ed impedire l'invio di un file già trasmesso (duplicato).

Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario. 

Nel caso prospettato, i  file  duplicati a  seguito  dell'emissione di fatture attinenti le stesse operazioni per il tramite di due differenti intermediari ­ non sono stati automaticamente scartati dal  SdI, poiché esso non ha  potuto intercettare l'errore di duplicazione in ragione della diversa nomenclatura delle fatture e dei relativi duplicati. 

Nel presupposto che  la duplicazione  dei  documenti  riguardi  le medesime operazioni, ­l'errore commesso dall'istante  può essere  rimediato tramite la  registrazione,  nel  periodo  di  imposta corrente, di  tutti  i duplicati emessi dall'intermediario della controparte e, contestualmente, lo storno dei medesimi mediante l'emissione di nota di variazione ex articolo 26 del decreto IVA. 

Al riguardo, si  rammenta che le variazioni in diminuzione sono facoltative e limitate ad alcune fattispecie espressamente previste. 

In particolare, il comma 2 dell'articolo 26, come da ultimo modificato dall'articolo 18,  comma  1,  lettera  a)  del  decreto ­legge  25 maggio  2021,  n.  73,  convertito, con modificazioni, dalla Legge 23 luglio 2021, n. 106 dispone che «se un'operazione per la quale sia stata emessa fattura, successivamente alla registrazione di cui agli articoli 23 e 24, viene meno in tutto o in parte, o se ne riduce l'ammontare imponibile, in conseguenza di dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili o per mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive individuali rimaste infruttuose o a seguito di un accordo di ristrutturazione dei debiti omologato ai sensi dell'articolo 182­bis del regio decreto 16 marzo 1942, n.267, ovvero di un piano attestato ai sensi dell'articolo 67, terzo comma, lettera d), del medesimo regio decreto n. 267 del 1942, pubblicato nel registro delle imprese o inconseguenza dell'applicazione di abbuoni o sconti previsti contrattualmente, il cedente del bene o prestatore del servizio ha diritto di portare in detrazione ai sensi dell'articolo 19 l'imposta corrispondente alla variazione, registrandola a norma dell'articolo 25». 

Il successivo comma 3, dispone che «[l]a disposizione di cui al comma 2 non può essere applicata dopo il decorso di un anno dall'effettuazione dell'operazione imponibile qualora gli eventi ivi indicati si verifichino in dipendenza di sopravvenuto accordo fra le parti e può essere applicata, entro lo stesso termine, anche in caso di rettifica di inesattezze della fatturazione che abbiano dato luogo all'applicazione dell'articolo 21, comma 7». 

Con  riguardo  ad  una  fattispecie  similare,  con  la  risposta  ad  interpello  n.  395 pubblicata sul sito internet della scrivente il 7 ottobre 2019, è stato precisato che l'errore di duplicazione delle fatture elettroniche emesse «può ricondursi alle figure ''simili'' alle cause di ''nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione''».

Ciò posto, come già anticipato, subordinatamente alla registrazione dei duplicati, l'istante ha facoltà di emettere e registrare le note di variazione per lo storno degli stessi. 

Tali note di variazione possono, altresì, essere cumulative per ogni codice identificativo IVA di ciascun soggetto acquirente (controparte olandese e stabili organizzazioni) indicando  gli  estremi  di  ciascuna  fattura  duplicata  di  cui  si  vuole  stornare  l'importo complessivo e, nel campo ''causale'', la dizione ''storno totale delle fatture per errato invio tramite SdI''.