Una fattura dovrebbe essere emessa entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, in base alle disposizioni del comma 4 dell’articolo 21 del DPR 633/1972, che richiama l’articolo 6 per la corretta definizione del giorno di effettuazione dell’operazione.

Ciò vale sia in caso di fattura in formato elettronico che in formato cartaceo, per quelle situazioni residuali in cui è ancora possibile l’emissione tradizionale.

Una fattura può essere emessa in ritardo per molteplici motivazioni, talvolta per errore, ma non è raro che ciò sia dovuto a delle abitudini sbagliate messo in atto dagli operatori.

Ad esempio, negli acquisti effettuati tramite internet, ancora oggi non è raro trovare un soggetto passivo IVA che emette il documento certificante il corrispettivo al termine del periodo obbligatoriamente previsto dalla Legge per il diritto di reso, per evitare di emettere prima la fattura e poi la nota di credito; ma un tale comportamento può portare all’applicazione di sanzioni anche non indifferenti.

Nel momento in cui una fattura viene emessa oltre i termini prescritti dalla Legge, il soggetto passivo commette una violazione. 

Tale violazione, però, non è univoca, in quanto, a seconda che il ritardo nell’emissione del documento incida o meno sulla corretta liquidazione dell’imposta, essa può assumere una natura formale o sostanziale, per le quali sono previste delle differenziate sanzioni.

Per maggiore chiarezza, il soggetto passivo IVA compie:

• una violazione formale, quando la fattura emessa in ritardo confluisce nella medesima liquidazione IVA nella quale sarebbe confluita se fosse stata emessa correttamente;
• una violazione sostanziale se, per effetto del ritardo nell’emissione del documento, la fattura confluisce in una delle liquidazioni IVA (mensili o trimestrali) successive a quelle in cui sarebbe dovuta confluire.

Entrambe le violazioni sono regolate dall’articolo 6 comma 1 del Decreto Legislativo 471/1997, il quale prevede che “chi viola gli obblighi inerenti alla documentazione e alla registrazione di operazioni imponibili ai fini dell'Imposta sul Valore Aggiunto […] è punito con la sanzione amministrativa compresa fra il novanta e il cento-ottanta per cento dell'imposta relativa all'imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell'esercizio”, e che “alla stessa sanzione, commisurata all'imposta, è soggetto chi indica, nella documentazione o nei registri, una imposta inferiore a quella dovuta”; invece “la sanzione è dovuta nella misura da euro 250 a euro 2.000 quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo”.

Quando il ritardo nell’emissione del documento contabile incide sulla corretta liquidazione dell’imposta, la violazione è più grave, e per questo, in questo caso, il medesimo articolo 5 del Decreto Legislativo 471/1997 al comma 4 prescrive che “la sanzione non può essere inferiore a euro 500”; importo posteriormente definibile a un terzo in sede di contestazione, come previsto dal comma 3 dell’articolo 16 del Decreto Legislativo 472/1997, o anticipatamente definibile con ravvedimento.

Va segnalato che, nel caso in cui il ritardo dell’emissione del documento contabile avvenga al termine dell’anno fiscale, ciò potrebbe portare anche alla contestazione dell’infedeltà dichiarativa della dichiarazione annuale IVA.

Come precisato dall’Agenzia delle Entrate con la Risposta a interpello 528/2019, la sanzione prevista per le violazioni che non incidono sulla corretta liquidazione dell’imposta si applica “per ciascuna operazione tardivamente documentata, salva comunque la possibilità di avvalersi del c.d. ravvedimento operoso”.

Si predispone uno specchietto riepilogativo per maggiore chiarezza.