Il 31 luglio 2023 è terminata l’efficacia della disciplina derogatoria sullo svolgimento delle assemblee societarie, promulgata dall’articolo 106 del DL 18/2020, il cosiddetto Decreto Cura Italia, e successivamente più volto prorogata; queste norme transitorie, nate nel contesto dell’emergenza pandemica, prevedevano la possibilità di svolgimento delle assemblee anche totalmente a distanza, a prescindere dalla previsioni statutarie sul tema.

La disciplina transitoria, in un contesto pandemico in risoluzione, non è stata ulteriormente prorogata, per cui tornano ad avere efficacia le norme a regime.

Il problema che si pone è individuare i limiti e le condizioni in base a cui poter, ancora oggi, svolgere assemblee societarie totalmente o parzialmente con modalità telematiche.

Della questione si è occupato il Notariato nello Studio numero 41-2023/I del 21 luglio 2023; dove, in assenza di “un chiaro quadro normativo e giurisprudenziale”, viene analizzata la normativa a regime con un procedimento analitico.

Dal punto di vista normativo, di particolare rilevanza per la fattispecie è il comma 4 dell’articolo 2370 del Codice civile, il quale prevede che “lo statuto può consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l'espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica”.

In base a questa previsione, secondo il Notariato, lo svolgimento della riunione assembleare con modalità telematiche è possibile ogni qualvolta lo statuto lo preveda, anche con espressione generica; mentre non sarà possibile se lo statuto tace sull’argomento oppure, ovviamente, nel caso in cui vieti espressamente la possibilità.

Se il caso in cui solo alcuni dei partecipanti si collegano telematicamente alla riunione non presenta particolari sensibilità, lo stesso non si potrà dire per il caso dell’assemblea svolta interamente a distanza. In questa situazione, da un punto di vista normativo, possono generale delle criticità il comma 1 dell’articolo 2363 del Codice civile, il quale prevede che l’assemblea debba essere convocata nel comune in cui ha sede la società, e il comma 1 dell’articolo 2366 del Codice civile, in base al quale sull’avviso di convocazione debba essere indicato il luogo dell’adunanza: queste norme legano lo svolgimento dell’assemblea ad un luogo fisico, situazione che può risultare complicata nel caso in cui venga prevista una modalità di svolgimento interamente telematica.

Il Notariato supera la problematica con una interpretazione estensiva delle norme, notando come l’assemblea si svolga seguendo un sistema di regole procedimentali, e che il termine “luogo” può assumere una pluralità di significati, anche privi di quello prettamente territoriale; ciò che non deve mancare è la chiara definizione del contesto, anche telematico, all’interno del quale si svolge la discussione.

In considerazione di tutto ciò, il Notariato non vede ostacoli normativi allo svolgimento dell’assemblea anche totalmente a distanza.

Ovviamente le medesime considerazioni valgono anche per le altre riunioni sociali, diverse dall’assemblea dei soci, come, ad esempio, il consiglio di amministrazione.